ของมหาวิทยาลัยจะมีการเก็บรวบรวมไว้และจัดทำฐานดัชนีที่สามารถสืบค้น
ถึงทรัพยากรสารสนเทศได้ หรือคลังเก็บสารสนเทศในระดับสถาบัน เป็นหน้าที่
ของมหาวิทยาลัยในการจัดการเผยแพร่เกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้น
ประโยชน์ของการมีคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน
- เป็นการจัดการความรู้
- เป็นการสื่อสารทางวิชาการ
- เป็นการสงวนรักษาทรัพย์สินทางปัญญาในรูปดิจิทัล
- เป็นเสมือนพื้นฐานของกระบวนทัศน์ใหม่ในการพิมพ์ผลงานทางวิชาการ
- ทำให้เกิดระบบการรวบรวม สงวนรักษา และเผยแพร่เนื้อหาทางวิชาการ
- เป็นเสมือนตัวชี้วัดของคุณภาพทางวิชาการของมหาวิทยาลัย
- เป็นการสนับสนุนเรื่องการเข้าถึงโดยเสรี
คุณลักษณะที่สำคัญของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน
- เนื้อหาที่เป็นดิจิทัล (Digital content)
- การเน้นงานที่สร้างโดยสมาชิกของสถาบัน (Institutionally-defined)
- เนื้อหาทางวิชาการ (Scholarly content)
ระดับสถาบันในการรวบรวม การสงวนรักษา และการเผยแพร่ผลงานทางวิชาการ
- การสะสมเพิ่มพูน และความยั่งยืน (Cumulative and perpetual)
มีเหตุจำเป็น เช่น งานนั้นมีการละเมิดลิขสิทธิ์ เป็นต้น คลังเก็บจึงต้องพัฒนานโยบาย
รวมทั้งนำระบบการจัดการสิทธิ์ (right management) มาประยุกต์ใช้ ในการอนุญาตให้
เข้าถึงเนื้อหาในคลังเก็บทั้งจากหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอก รวมทั้ง
ต้องมีระบบการสงวนรักษาผลงาน และสามารถให้เข้าถึงได้ในระยะยาวได้
- การทำงานร่วมกันได้และการเข้าถึงแบบเปิด/แบบเสรี (Interoperable and
การสามารถให้มีการเข้าถึงได้แบบเปิด / แบบเสรี จะช่วยแก้ปัญหาในเรื่องของ
การลงทะเบียนเข้าใช้ การนำการเก็บถาวรแบบเปิด หรือ Open Archives Initiative
(OAI) มาใช้เพื่อเป็นแนวทางการกำหนดมาตรฐานสำหรับการเก็บรักษาในเชิง
บันทึกถาวร และสามารถเชื่อมโยง แลกเปลี่ยนเมทาดาทาทำให้สามารถสืบค้น
และเรียกใช้ข้อมูลข้ามระบบกันได้
